仕事で困ったことがあったらまず
①慌てる
②固まる
③後回しにする
となりがちですが、これでは何も解決しませんね(-_-;)
ここでまず困っている内容を簡潔にしましょう。
例を挙げると
会社の備品発注を頼まれていた。
3日後の会議で使用するホワイトボードマーカーを4色10本頼むところ1本ずつしか頼んでいなかったことに帰り間際に気が付いた。
今から頼んでもギリギリ間に合わない可能性が高い。
という状況だったとします。
この場合は正直に
申し訳ございません。ホワイトボードマーカーの発注数を1にしてしまい9本ずつ足りません。
と依頼者または上司に報告と謝罪をし指示を仰ぎます。
だったらそのままで良い、とか近くの〇〇で買い物してきて。など指示が出たらそれに沿います。
こう見ると簡単に思いますが、実際、ミスした～という状況になると一瞬真っ白になることが多いです。
何月何日に誰々さんに三日後の会議に使うホワイトボードマーカー4色10本を〇〇に発注するように指示がありましたが、先ほど１つしか発注していないことに気付き、今から頼もうかと思いましたがどうしましょう。今頼んでも三日後に間に合わないかもしれないんですけど、、、(オロオロ)💦
とダラダラ終業時間間近に話しても何も解決しません。聞いている方も疲れてしまいます。
どうにかバレたくない一心で、
会議にホワイトボードマーカー1本じゃ足りないですかね～？
と聞いてみたり、
発注数1で良いんですよね？
ととぼけたり、、、、
どうにか回避の手段を考えがちですが無駄ですのでやめましょう( ;∀;)
ミスをして困ったときは正直に簡潔に！が大切です。
では次の例です。
会社全体の清掃業務を任された。
トイレ掃除で使うスポンジがどれだかわからずに作業が中断している。
この場合も状況の説明を簡潔にすることが必要です。
いまトイレ掃除をしているのですがどのスポンジを使っていいのかわからない(状況)ので教えてください(聞かれた人が何をしたらいいのか)。
で終わりです。
困ったときの報告には自分の意見や感想を入れずに伝えます。
目的は問題解決をすることなので、状況をそのまま簡潔に、聞いた人が何をしたらいいのかを伝えます。
使っていたコピー機にエラーが出てピーピー鳴り出しコピーが進みません。
エラーが出ています。
と状況だけを言われた方はどうでしょう。
極端に言えば、だから？で終わります。
どうして話しているのか。エラーが出ているので助けてほしいから声をかけているはずです。
エラーが出ているので見ていただけませんか？
コピー機の紙が切れたのでコピー用紙の場所を教えてください。
困った時は状況とどうして欲しいのか。をセットで伝えましょう。
悪い例あるある２点
①キレがちに問い合わせる
スポンジがたくさんあって紛らわしいんですけど！！(怒)どれですか！？(威圧)
聞かれた方も不快になります。
②そのまま動けなくなる
わからないから良いや。わかりにくい方が悪い。と放棄しないでください。パニックにならず、まずそのままの状況だけを把握しましょう。落ち着いてから報告に向かってください。
とにかく困ったときは落ち着いて(#^^#)
状況
どうして欲しいか
をクリアにする訓練をしてクセを付けてくださいね。
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