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話しかけにくいよ~。苦手な報連相【就労支援】

上司に確認したいことがあるのに上司は忙しそうにしている。

 

あきらめて自己判断で行動したら怒られた。

 

 

そんな事ありませんか?

私は学生時代よくありました。

親子の間でもあった覚えがあります。

 

 

その時の私の気持ちは

 

「だってそっちが忙しかったんじゃん!」

「私が声掛けようとしているの知っていたくせに」

「せっかく気を遣ったのに」

 

と、いじけモード全開でした。

はい。典型的な可愛がられない人ですね。

 

この経験から、逆の立場での気遣いが出来るようになりました。

完全に出来ているかはわかりませんが💦💦

 

どうして自己判断したのか。自分に聞く姿勢が取れていなかったからなのか確認してから話を進めるように心掛けています。

 

 

 

さて、このような場合はどうしたら良かったのでしょうか?

 

 

 


 

視界に入りひとこと

「○○の件でご相談したいのですが、お時間よろしいですか?」

と聞けば良かっただけなんです。

少しの勇気で解決出来ちゃったんですよ~!

この時確認が出来ていれば、怒られることもなく仕事ができたはず。

 

次からはハッキリと

 

何を話したいのか。

 

今話が出来るのか?

 

を聞きましょう。自分が緊急事態でも一方的に話を進めず、きちんと相手の時間があるのか確認を怠らないようにしましょうね。

 

 


 

 

さて、報連相が大切。というのは頭でわかっていても、報告をまとめるのが苦手、連絡を忘れちゃう、相談しようとすると嫌がられる。など、どこかでつまずいてしまう人が多いです。

 

私も苦手な一人。

 

 

でもこの方法で少しづつ直ってきたのでお伝えします。

 

●報告をまとめるのが苦手

 

細かくメモを取りましょう。

箇条書きでいいので起こったこと、携わった人の名前などをとにかくメモりましょう。

時間も入れておくと良いです。

 

あとは報告をカテゴリーごとにまとめるだけです。

 

・電話→〇〇様から誰宛の電話が何時何分にありました。

・来客→何時何分○○様、何時何分△△様

・特記事項→〇の件で△様から連絡がありました。・・・・

 

といった具合に、ごちゃごちゃに書いたメモをまとめていくだけです。

メールでも口頭の報告でもタイトルと内容を箇条書きで読み上げるだけで十分です。

ごちゃごちゃのメモをそのままにしておくと忘れてしまうので必ずまとめましょう。

 

 

●連絡を忘れちゃう

 

・スマホに入っているリマインダー機能にすぐ入力する。

・タスク管理表、タスク管理アプリを使う。

・ポストイットに忘れてはいけないものをパソコンの画面横に貼り付け、終わり次第はがす。

 一日のスケジュールは時間ごとに右端、明日以降のものは左端に貼り、右端に残らない状態で帰る。

 

アラームで教えてくれる便利な機能を使いましょう。

忘れてしまう。とわかっているなら対策を打つだけです。

 

 

●相談に乗ってもらいにくい。

 

これを解決するのが、事前にまとめる作業です。

 

相談に乗ってもらいたいな~と思って友達に声を掛けた時に「時間どれくらいかかる?」と聞かれたことがありました。

私はなぜかその時恥ずかしくなってしまった覚えがあります。

 

きっといつも話が長いと思われていたんだ。とか、違う予定があるのに気を遣わせてしまった。とかいろんな思いで顔が赤くなり恐縮してしまって

 

「やっぱりいい。大丈夫。」

 

と相談することをあきらめました。

 

今思えばこちらの勘繰りすぎです。思春期は気持ちが忙しかったです(#^^#)

 

とにかくそこで準備が必要なことを知りました。

 

 

 

まず話したい内容をまとめるのに

○○の件タイトルをつけます。

 

ここでは就職先が決められない相談としましょう。

 

●就職先が決められない件

 

次に相談をする事の経緯・あらすじを説明しましょう。

ダラダラ話してしまうと本当にしたい相談が迷子になることが多いので、ここも明文化しましょう。

 

●先日職場実習に行ってから希望職種と自分の能力が合わない気がしている。

 

 

この後は何について答えてほしいのかをズバリ書きだしましょう。

 

 

●相談したいことは二点です。

・今から希望職種を変えても間に合うのか?

・皆さんの目から見て希望職種への就労は合っているのか?

 

 

 

そして、相談によってどうなりたいのか伝えて終わりです。

 

 

●この先の自立課題に反映させたいので教えてください。

 

 

このように何の相談を何のためにしたいのかを先に伝えることでスッキリとまとまります。

相談を受ける方もダラダラ話を聞いているうちに着地点がわからなくなってしまうことがあるので、相談をする側は時間を使わせてもらう事にきちんと感謝して準備をしておきましょう。

 

 

 

駆け足でお伝えしましたが、とにかく自分でまとまっていないものを報連相するのは至難の業だという事です。

 

皆さんも日ごろのメモから始めて報連相の達人になってくださいね(*’▽’)

 

 

 

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